E-Rechnung per E-Mail umwandeln & per QR-Code bezahlen – so geht's

Ein Artikel von

Mohammad Mirzakhanidehkordi

Gründer & CEO

Eine XRechnung kommt fast immer auf demselben Weg an: per E-Mail. Warum also die XML-Datei erst speichern, den Browser öffnen und sie wieder hochladen? Mit Rechnunglesbar geht es jetzt direkt: E-Mail weiterleiten, lesbare PDF als Antwort erhalten. Und auf jeder umgewandelten Rechnung finden Sie zusätzlich einen Bezahl-QR-Code (GiroCode), mit dem Sie die Rechnung in Sekunden per Banking-App überweisen.

Dieser Artikel erklärt beide Funktionen Schritt für Schritt — auch wenn Sie noch nie etwas mit E-Rechnungen zu tun hatten.

Das Problem: Die Rechnung steckt in der E-Mail

Seit der E-Rechnungspflicht bekommen Unternehmen Rechnungen als XRechnung (XML-Datei) oder als ZUGFeRD-PDF. Die XML-Datei ist für Buchhaltungsprogramme gemacht — öffnet man sie selbst, sieht man nur unlesbaren Code. Der übliche Weg: Anhang herunterladen, Konverter öffnen, Datei hochladen, PDF herunterladen. Das funktioniert, sind aber vier Schritte für eine Rechnung, die schon in Ihrem Postfach liegt.

Deshalb gibt es jetzt den kürzesten Weg, den eine E-Mail erlaubt: einfach weiterleiten.

So wandeln Sie eine E-Rechnung per E-Mail um

Das brauchen Sie einmalig:

• Ein kostenloses Rechnunglesbar-Konto — registriert mit der E-Mail-Adresse, von der Sie weiterleiten werden.
• Das war's. Keine Einrichtung, keine Software, keine Weiterleitungsregeln.

Und so läuft es jedes Mal ab:

1. Ein Lieferant schickt Ihnen eine E-Rechnung — als .xml-Anhang oder als ZUGFeRD-PDF.
2. Sie leiten diese E-Mail weiter an: convert@inbox.rechnunglesbar.de
   Wichtig: vom selben Postfach aus, mit dem Sie registriert sind — und der Anhang muss mitgeschickt werden (beim normalen Weiterleiten ist das automatisch der Fall).
3. Rechnunglesbar erkennt Sie an Ihrer Absenderadresse, liest die Rechnung aus und wandelt sie um.
4. Sie erhalten — in der Regel innerhalb von ein bis zwei Minuten — eine Antwort-E-Mail mit der lesbaren PDF im Anhang: Absender, Empfänger, alle Positionen, Beträge, Zahlungsdaten. Fertig.

Das funktioniert vom Computer genauso wie vom Smartphone — gerade unterwegs ist „Weiterleiten und zwei Minuten später die PDF haben“ deutlich schneller als jeder Upload. Bis zu 5 Rechnungen pro E-Mail werden in einem Durchgang verarbeitet.

Neu auf jeder Rechnung: Bezahlen per QR-Code (GiroCode)

Nach dem Lesen kommt das Bezahlen — und genau dabei passieren die meisten Fehler: IBAN abtippen, Betrag eingeben, Verwendungszweck kopieren. Ein Zahlendreher, und die Zahlung kommt nicht an.

Deshalb steht auf jeder von Rechnunglesbar umgewandelten Rechnung jetzt ein GiroCode — ein offizieller EPC-QR-Code des europäischen Zahlungsverkehrs. Sie finden ihn an drei Stellen:

• in der Rechnungsansicht im Browser (Karte „Jetzt bezahlen“),
• auf der Detailseite jeder gespeicherten Rechnung im Dashboard,
• und direkt in der heruntergeladenen PDF — der Code reist also mit, auch wenn Sie die PDF ausdrucken oder an die Buchhaltung weiterleiten.

So bezahlen Sie damit:

1. Öffnen Sie Ihre Banking-App und wählen Sie die Scan-Funktion (oft „GiroCode“, „QR-Code scannen“ oder „Foto-Überweisung“ genannt). Die meisten deutschen Apps — Sparkasse, Volksbanken, ING, comdirect und viele mehr — unterstützen das.
2. Scannen Sie den QR-Code auf der Rechnung.
3. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind vorausgefüllt. Prüfen Sie die Angaben kurz — und bestätigen Sie die Überweisung. Kein Abtippen, keine Zahlendreher.

Sicherheits-Detail: Der GiroCode erscheint nur, wenn die Rechnung in Euro ausgestellt ist und eine gültige IBAN enthält. Bei Lastschrift-Rechnungen (der Betrag wird automatisch eingezogen) blenden wir ihn bewusst aus — damit niemand versehentlich doppelt zahlt. Prüfen Sie vor dem Bestätigen trotzdem immer Empfänger und Betrag in Ihrer Banking-App.

Wann lohnt sich welcher Weg?

Häufige Fragen (FAQ)

An welche Adresse leite ich meine E-Rechnung weiter?

Leiten Sie die E-Mail mit der Rechnung im Anhang an convert@inbox.rechnunglesbar.de weiter. Wichtig: Senden Sie von der E-Mail-Adresse, mit der Sie bei Rechnunglesbar registriert sind — nur so können wir die Umwandlung Ihrem Konto zuordnen.

Welche Dateiformate funktionieren per E-Mail?

Genau dieselben wie im Browser: XRechnung als XML-Datei (UBL und CII) sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebetteter XML. Die Datei muss als Anhang in der E-Mail enthalten sein — achten Sie beim Weiterleiten darauf, dass der Anhang mitgeschickt wird.

Was kostet die Umwandlung per E-Mail?

Dasselbe wie im Browser: Die erste Umwandlung Ihres Kontos ist gratis. Danach kostet jede umgewandelte Rechnung 1 Guthaben. Guthaben-Pakete gibt es ab 9 € für 3 Umwandlungen — einmalige Zahlung, kein Abo, das Guthaben verfällt nie.

Ich habe eine Antwort „Bitte registrieren Sie sich“ bekommen – warum?

Dann ist die Absender-Adresse Ihrer E-Mail nicht als Rechnunglesbar-Konto registriert. Registrieren Sie sich kostenlos mit genau dieser E-Mail-Adresse — danach funktioniert die Weiterleitung automatisch. Senden Sie außerdem nicht von einer Alias- oder Zweitadresse.

Wie viele Rechnungen kann ich auf einmal schicken?

Bis zu 5 Rechnungsanhänge pro E-Mail werden verarbeitet — Sie bekommen alle PDFs gesammelt in einer Antwort. Zum Schutz vor Missbrauch sind bis zu 10 E-Mails pro Stunde möglich.

Wird meine Rechnung dabei gespeichert?

Nein. Die E-Mail-Umwandlung ist bewusst „umwandeln und zurückschicken“: Sie erhalten die lesbare PDF als Antwort, archiviert wird nichts. Wer eingehende Rechnungen automatisch ablegen und GoBD-konform archivieren möchte, nutzt das Rechnungspostfach im Professional-Abo.

Was ist der QR-Code auf der umgewandelten Rechnung?

Das ist ein GiroCode (EPC-QR-Code) — ein offizieller Standard des europäischen Zahlungsverkehrs. Scannen Sie ihn mit Ihrer Banking-App: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind dann automatisch ausgefüllt. Sie prüfen die Angaben nur noch und bestätigen die Überweisung.

Warum zeigt meine Rechnung keinen Bezahl-QR-Code?

Der GiroCode erscheint nur, wenn er sicher funktioniert: Die Rechnung muss in Euro ausgestellt sein und eine gültige IBAN des Rechnungsstellers enthalten. Bei Rechnungen, die per SEPA-Lastschrift eingezogen werden, blenden wir den Code bewusst aus — sonst würden Sie doppelt zahlen.

Fazit

Die E-Rechnung kommt per E-Mail — jetzt kann sie auch per E-Mail lesbar werden: weiterleiten an convert@inbox.rechnunglesbar.de, PDF als Antwort erhalten, und dank GiroCode ist auch das Bezahlen nur noch ein Scan. Kein Abo nötig: Die erste Umwandlung ist gratis, danach zahlen Sie nur, was Sie nutzen — mit Guthaben-Paketen ab 9 €, die nie verfallen.

Mehr zu den Formaten lesen Sie in XRechnung oder ZUGFeRD?, und alle Funktionen im Überblick finden Sie in E-Rechnung lesen, erstellen und versenden.