E-Rechnung lesen, erstellen und versenden – einfach erklärt mit Rechnunglesbar

Ein Artikel von

Mohammad Mirzakhanidehkordi

Gründer & CEO

Wer eine E-Rechnung öffnen möchte, landet schnell bei Buchhaltungssoftware mit 60 und mehr Einstellungen — dabei braucht man im Alltag meistens nur drei oder vier Funktionen. Rechnunglesbar ist anders: Die Plattform bietet genau das, was kleine Unternehmen, Selbstständige und Handwerker wirklich brauchen — ohne Schnickschnack und ohne lange Einarbeitungszeit.

Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, was Rechnunglesbar kann und wie Sie es nutzen — auch wenn Sie noch keine Erfahrung mit E-Rechnungen haben.

Was ist Rechnunglesbar?

Rechnunglesbar ist eine Webanwendung, die direkt im Browser läuft — auf rechnunglesbar.de. Sie müssen nichts herunterladen oder installieren. Das Programm funktioniert auf dem Computer, auf dem Tablet und auf dem Smartphone.

E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD sind keine gewöhnlichen PDFs. Eine XRechnung ist zum Beispiel eine XML-Datei — ein Format, das Computern und Buchhaltungssystemen verständlich ist, für Menschen aber wie ein unlesbarer Buchstabensalat aussieht. Rechnunglesbar macht daraus in Sekunden eine übersichtliche Rechnung, die jeder sofort versteht.

Rechnunglesbar hat fünf Kernfunktionen, die im Folgenden Schritt für Schritt erklärt werden:

1. E-Rechnung lesen und als PDF herunterladen
2. Eigene Rechnung erstellen – als XRechnung und PDF
3. Rechnung direkt per E-Mail an den Kunden senden
4. Jährliche USt-Auswertung nach Steuersatz und Quartal
5. Rechnungen automatisch per E-Mail empfangen (Professional-Tarif)

Funktion 1: E-Rechnung lesen und als PDF herunterladen

Haben Sie von einem Lieferanten eine E-Rechnung erhalten — zum Beispiel eine Datei mit der Endung .xml oder ein ZUGFeRD-PDF? Dann können Sie diese mit Rechnunglesbar kostenlos lesbar machen — kein Konto, kein Login nötig.

So geht es Schritt für Schritt:

1. Gehen Sie auf rechnunglesbar.de/konvertieren — kostenlos, kein Login erforderlich.
2. Ziehen Sie Ihre Rechnungsdatei per Drag-and-drop in das Fenster, oder klicken Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus.
3. Rechnunglesbar zeigt Ihnen sofort die vollständige Rechnung in lesbarer Form: Absender, Empfänger, alle Positionen, Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer und Zahlungsdaten — alles übersichtlich auf einen Blick.
4. Klicken Sie auf „PDF herunterladen“, um die Rechnung als gewöhnliches PDF-Dokument auf Ihrem Computer zu speichern.

Das Ganze dauert weniger als eine Minute. Mit einem kostenlosen Konto können Sie außerdem Ihre Rechnungen im Dashboard speichern und jederzeit wieder aufrufen. Mehr zu den Formaten lesen Sie im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?

Funktion 2: Eigene Rechnung erstellen – als XRechnung und PDF

Sie möchten eine Rechnung an einen Kunden schreiben? Mit Rechnunglesbar geht das schnell und korrekt. Sie füllen ein einfaches Formular aus — Rechnunglesbar erstellt daraus automatisch sowohl eine XRechnung (im gesetzlich geforderten XML-Format) als auch eine fertige PDF-Datei. Sie müssen sich um das Format nicht kümmern.

Diese Funktion ist ab dem Starter-Tarif (ab 9 €/Monat) verfügbar.

So erstellen Sie eine Rechnung Schritt für Schritt:

1. Melden Sie sich in Ihrem Rechnunglesbar-Konto an und öffnen Sie das Dashboard.
2. Klicken Sie auf „Neue Rechnung erstellen“.
3. Tragen Sie die Angaben zu Ihrem Kunden ein: Name, Adresse und E-Mail-Adresse.
4. Fügen Sie Ihre Rechnungspositionen hinzu: Beschreibung der Leistung oder des Produkts, Menge, Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %). Sie können beliebig viele Positionen hinzufügen.
5. Während Sie die Felder ausfüllen, sehen Sie sofort eine Live-Vorschau Ihrer Rechnung — als lesbares PDF und als XRechnung-Vorschau nebeneinander.
6. Wenn alles stimmt, klicken Sie auf „Rechnung speichern“. Die XRechnung (XML-Datei) und die PDF-Datei werden automatisch für Sie erstellt. Sie können beide Dateien herunterladen.

Sie brauchen kein Buchhaltungswissen und keine Kenntnisse über das XRechnung-Format. Rechnunglesbar erledigt alles korrekt im Hintergrund.

Funktion 3: Rechnung direkt per E-Mail an Ihren Kunden senden

Nachdem Sie Ihre Rechnung erstellt haben, können Sie sie mit einem Klick direkt aus Rechnunglesbar an Ihren Kunden schicken — kein Umweg über Ihr E-Mail-Programm und kein manuelles Anhängen von Dateien nötig.

So senden Sie Ihre Rechnung per E-Mail:

1. Öffnen Sie die erstellte Rechnung in Ihrem Dashboard.
2. Klicken Sie auf „Per E-Mail senden“.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein.
4. Rechnunglesbar sendet automatisch eine E-Mail an Ihren Kunden — mit der PDF-Datei und der XRechnung-Datei (XML) als Anhang. Beides wird automatisch beigefügt.
5. Ihr Kunde erhält die Rechnung direkt in seinem E-Mail-Postfach — professionell, vollständig und gesetzeskonform.

Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, welche Datei Sie anhängen oder welches Format Ihr Kunde benötigt. Rechnunglesbar fügt automatisch alles richtig bei.

Funktion 4: Jährliche USt-Auswertung nach Steuersatz und Quartal

Am Ende eines Quartals oder Jahres möchten viele Selbstständige wissen: Wie viel Umsatzsteuer habe ich eingenommen — aufgeteilt nach 19 %, 7 % und weiteren Steuersätzen? Rechnunglesbar zeigt Ihnen diese Übersicht direkt im Dashboard.

So nutzen Sie die USt-Auswertung:

1. Melden Sie sich an und öffnen Sie im Dashboard die „USt-Übersicht“.
2. Sie sehen eine Aufschlüsselung aller Ihrer Rechnungen nach Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) und nach Quartal (Q1, Q2, Q3, Q4).
3. Die Jahresübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, wie viel Umsatzsteuer in jedem Quartal angefallen ist.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten oder Ihrem Steuerberater eine Übersicht übergeben möchten.

Hinweis: Rechnunglesbar ist kein Steuerberatungsprogramm und ersetzt keinen Steuerberater. Die Auswertung dient der eigenen Übersicht.

Funktion 5: Rechnungen automatisch per E-Mail empfangen (Professional-Tarif)

Das ist vielleicht die praktischste Funktion für alle, die regelmäßig Rechnungen von Lieferanten erhalten: das Rechnungspostfach. Sie müssen keine Datei mehr manuell hochladen — Rechnunglesbar erledigt alles automatisch.

Wie funktioniert das Rechnungspostfach?

Mit dem Professional-Tarif (ab 19 €/Monat) erhalten Sie eine persönliche E-Mail-Adresse von Rechnunglesbar — zum Beispiel: inv-abc12345@inbox.rechnunglesbar.de.

Sie richten einmalig eine E-Mail-Weiterleitung in Ihrem eigenen E-Mail-Programm ein: Alle E-Mails, die eine Rechnung enthalten, leiten Sie automatisch an Ihre Rechnunglesbar-Adresse weiter. Das funktioniert bei allen gängigen Anbietern wie Gmail, Outlook oder GMX.

Danach läuft alles von selbst:

1. Ein Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) per E-Mail an Ihre normale E-Mail-Adresse.
2. Ihre E-Mail-Weiterleitung schickt diese E-Mail automatisch an Ihr Rechnunglesbar-Postfach.
3. Rechnunglesbar erkennt die Rechnung, liest sie aus und legt sie direkt in Ihrem Dashboard ab — fertig aufbereitet und lesbar.
4. Sie erhalten eine Benachrichtigung: „Neue Rechnung eingegangen.“
5. Sie sehen die Rechnung sofort in übersichtlicher Form — ohne eine einzige Datei selbst hochzuladen.

E-Mail-Weiterleitung einrichten – Beispiel Gmail

Das Einrichten der Weiterleitung dauert nur wenige Minuten und muss nur einmal gemacht werden:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, dann auf „Alle Einstellungen anzeigen“.
2. Klicken Sie auf den Tab „Weiterleitung und POP/IMAP“.
3. Klicken Sie auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen“ und geben Sie Ihre persönliche Rechnunglesbar-Adresse ein (die Sie in Ihrem Dashboard unter „Postfach“ finden).
4. Bestätigen Sie die Adresse mit dem Bestätigungscode, den Gmail sendet. Fertig.

Bei Outlook oder anderen Anbietern funktioniert die Weiterleitung ähnlich einfach. Von nun an landen alle weitergeleiteten Rechnungen automatisch und vollständig aufbereitet in Ihrem Rechnunglesbar-Dashboard.

Welcher Tarif passt zu mir?

Rechnunglesbar bietet drei Tarife — vom kostenlosen Einstieg bis zum vollständigen Paket für professionelle Nutzer:

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich eine Software herunterladen oder installieren?

Nein. Rechnunglesbar läuft vollständig im Browser — auf dem Computer, Tablet oder Smartphone. Sie müssen nichts installieren.

Was ist eine XRechnung und warum kann ich sie nicht einfach öffnen?

Eine XRechnung ist eine E-Rechnung im XML-Format. XML ist eine Datei, die für Computer und Buchhaltungssysteme gut lesbar ist — für Menschen sieht sie jedoch wie unlesbarer Code aus. Rechnunglesbar wandelt diese Datei in eine übersichtliche Rechnungsansicht um und erstellt daraus ein PDF.

Was ist ZUGFeRD und unterstützt Rechnunglesbar das auch?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber unsichtbar eine maschinenlesbare XML-Struktur. Rechnunglesbar kann sowohl XRechnung (XML) als auch ZUGFeRD (Hybrid-PDF) lesen und verarbeiten.

Kann ich Rechnunglesbar kostenlos testen?

Ja. Mit dem kostenlosen Tarif können Sie bis zu 3 Rechnungen pro Monat lesen und als PDF herunterladen — ohne Kreditkarte, ohne Kündigung.

Ist meine Rechnung bei Rechnunglesbar sicher?

Ja. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und ausschließlich auf europäischen Servern verarbeitet. Rechnunglesbar ist DSGVO-konform.

Wie funktioniert die E-Mail-Weiterleitung beim Professional-Tarif genau?

Sie erhalten eine persönliche E-Mail-Adresse von Rechnunglesbar. In Ihrem eigenen E-Mail-Programm (z. B. Gmail, Outlook oder GMX) richten Sie einmalig eine Weiterleitung ein: Alle E-Mails mit Rechnungsanhang werden automatisch an diese Adresse weitergeleitet. Rechnunglesbar erkennt die Rechnung, liest sie aus und legt sie direkt in Ihrem Dashboard ab — ohne dass Sie etwas manuell hochladen müssen.

Wofür ist die USt-Auswertung nützlich?

Die USt-Übersicht zeigt Ihnen eine Aufschlüsselung aller Rechnungen nach Mehrwertsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) und nach Quartal. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten oder Ihrem Steuerberater eine Übersicht übergeben möchten. Rechnunglesbar ersetzt dabei keinen Steuerberater.

Welcher Tarif passt für mich?

Der kostenlose Tarif reicht zum Ausprobieren. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen lesen oder eigene Rechnungen erstellen und versenden möchten, ist der Starter-Tarif (ab 9 €/Monat) die richtige Wahl. Wer Rechnungen automatisch per E-Mail-Weiterleitung empfangen und GoBD-konform archivieren möchte, greift zum Professional-Tarif (ab 19 €/Monat).

Fazit

Rechnunglesbar ist für alle gedacht, die E-Rechnungen einfach und schnell verwalten möchten — ohne sich durch komplizierte Software mit Dutzenden von Einstellungen kämpfen zu müssen. Egal ob Sie eine eingehende XRechnung lesen, eine eigene Rechnung für Ihren Kunden erstellen, diese direkt per E-Mail versenden, Ihre Umsatzsteuer im Blick behalten oder Rechnungen vollautomatisch per E-Mail-Weiterleitung empfangen möchten — Rechnunglesbar erledigt das für Sie: schnell, sicher und ohne Vorkenntnisse.

Weitere Hintergründe zur E-Rechnungspflicht in Deutschland finden Sie in unserem Beitrag E-Rechnung Pflicht 2026 sowie zur GoBD-konformen Archivierung in XRechnung archivieren.