E-Rechnung erstellen: gültige XRechnung schreiben — im Browser

Was macht eine gültige E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — kein Word-Dokument, kein eingescanntes Papier, kein einfaches PDF. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML) die gängigen Umsetzungen.

Entscheidend ist die inhaltliche Korrektheit: Pflichtfelder wie Steuernummer oder USt-IdNr., vollständige Adressen, elektronische Kontaktadressen, Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID) und stimmige Summen nach den EN-16931-Rechenregeln. Rechnunglesbar erzeugt den Datensatz nach dem aktuellen Standard XRechnung 3.0 und prüft die Rechnung automatisch nach den deutschen Geschäftsregeln (BR-DE), bevor sie versendet wird.

E-Rechnung schreiben in 3 Schritten

1. 1

   Rechnungsdaten eingeben

   Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersatz — der Editor führt durch alle Pflichtfelder. Mit Leitweg-ID-Feld für Behördenrechnungen und optionalem Rabatt.

2. 2

   Live-Vorschau prüfen

   Sie sehen die fertige Rechnung während der Eingabe. Beträge, Steuer und Summen werden automatisch berechnet und nach den EN-16931-Rechenregeln abgestimmt.

3. 3

   Als E-Rechnung versenden

   Ein Klick erzeugt die XRechnung (XML) samt lesbarem PDF und versendet beides per E-Mail an Ihren Kunden — mit GiroCode zum Bezahlen per Banking-App.

Was der Editor kann

• Ausgangsrechnungen bleiben im GoBD-orientierten Archiv — XML und PDF, 10 Jahre Speicherdauer
• Automatische Prüfung nach EN 16931 / BR-DE vor dem Versand
• DATEV-Export für die Übergabe an die Steuerberatung

Ist das sicher? Die konkreten Fakten

Eine Rechnung enthält Kundendaten, Bankverbindung und Steuernummern. Deshalb hier keine Floskeln, sondern nachprüfbare Angaben:

Vollständigkeitshalber: Einzelne Dienstleister, etwa für Zahlungsabwicklung und E-Mail-Versand, können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten, stets auf Basis von Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen. Welche das sind, steht offen in unserer Datenschutzerklärung.

Warum nicht einfach ChatGPT?

Weil ein Chatbot Ihre Rechnung interpretiert, während Rechnunglesbar sie liest. Ein Sprachmodell erzeugt Text, der plausibel aussieht, aber nicht reproduzierbar ist. Es kann keine gültige XRechnung erzeugen, kein GoBD-Archiv führen und keinen DATEV-Export liefern. Und Sie laden dafür Kundendaten, IBAN und USt-IdNr. zu einem fremden Anbieter hoch.

Fairerweise: Wenn Sie nur kurz eine Zahl aus einer XML-Datei ablesen wollen und es dabei nicht um echte Kundendaten geht, tut es auch ein Chatbot. Sobald die Rechnung aber Kundendaten, IBAN und USt-IdNr. enthält, oder Sie sie aufbewahren, buchen oder selbst rechtssicher versenden müssen, endet dieser Weg.

Kurz gesagt: Ein Chatbot rät, was in Ihrer Rechnung steht. Rechnunglesbar liest sie.

Details zur Datenverarbeitung stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Kann ich eine E-Rechnung mit Word oder als PDF schreiben?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — in Deutschland typischerweise XRechnung (XML) oder ZUGFeRD. Ein Word-Dokument oder ein normales PDF ist nur eine „sonstige Rechnung“ und erfüllt die ab 2027/2028 geltende Ausstellungspflicht nicht.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein — Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung befreit und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Zwei Ausnahmen aus der Praxis: Behörden (B2G) verlangen vielfach eine XRechnung mit Leitweg-ID, und größere Geschäftskunden bitten zunehmend um strukturierte Rechnungen. Freiwillig eine E-Rechnung zu schreiben ist jederzeit erlaubt.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1.1.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz (also 2026) über 800.000 € lag; ab dem 1.1.2028 grundsätzlich für alle übrigen Unternehmen. Bis dahin sind Papier und — mit Zustimmung des Empfängers — PDF übergangsweise zulässig. Kleinunternehmer bleiben dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV).

Was kostet das Erstellen bei Rechnunglesbar?

Die Registrierung ist kostenlos. Das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen ist Teil des Professional-Abos für 19 € pro Monat oder 189 € pro Jahr — zusammen mit E-Mail-Postfach, GoBD-Archiv und DATEV-Export. Zum reinen Lesen und Umwandeln empfangener Rechnungen gibt es einmalige Guthaben-Pakete ohne Abo.

Welche Angaben brauche ich für eine gültige XRechnung?

Neben den üblichen Rechnungsangaben (§ 14 UStG): Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer, vollständige Adressen, E-Mail-Adressen beider Parteien, IBAN für die Zahlung sowie eine Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID). Der Editor von Rechnunglesbar fragt die Pflichtfelder ab und erzeugt daraus eine XRechnung nach aktuellem Standard (XRechnung 3.0).

Was ist die Leitweg-ID und wann brauche ich sie?

Die Leitweg-ID ist die Empfänger-Kennung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Sie adressiert die Rechnung innerhalb der Behördenlandschaft und ist dort Pflichtfeld (Käuferreferenz). Ihr Auftraggeber teilt sie Ihnen mit — meist schon in der Bestellung. Für Rechnungen an Unternehmen (B2B) genügt eine andere Käuferreferenz.

XRechnung oder ZUGFeRD — was soll ich verschicken?

Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht. XRechnung (reines XML) ist bei Behörden Standard und maximal kompatibel; ZUGFeRD kombiniert PDF-Ansicht und XML in einer Datei. Rechnunglesbar erzeugt XRechnung-XML und liefert zusätzlich ein lesbares PDF mit — Ihr Empfänger bekommt beides per E-Mail.