Die Empfangspflicht gilt für alle — ohne Ausnahme
Mit dem Wachstumschancengesetz gilt seit dem 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer muss im B2B-Geschäft in der Lage sein, eine E-Rechnung — also eine strukturierte Rechnung nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD — entgegenzunehmen. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, für Vermieter mit Umsatzsteuer-Bezug und für Vereine mit unternehmerischem Bereich.
Wichtig: Sie können den Empfang nicht verweigern. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung, haben Sie keinen Anspruch mehr auf Papier oder PDF. Die Rechnung gilt als ordnungsgemäß übermittelt — auch wenn Sie sie nicht öffnen können.
„Empfangen“ heißt mehr als „E-Mail bekommen“
Für den reinen Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Aber mit dem Eingang der Datei beginnen drei Pflichten, die ein Postfach allein nicht erfüllt:
- 1
Lesbar machen
XRechnung ist eine XML-Datei — per Doppelklick sehen Sie nur Code. Für Buchhaltung, Freigabe und Steuerberater brauchen Sie eine lesbare Ansicht oder ein PDF.
- 2
Prüfen
Ist die Datei überhaupt eine gültige E-Rechnung? Das BMF unterscheidet seit dem Schreiben vom 15.10.2025 zwischen Formatfehlern (keine E-Rechnung, Vorsteuerabzug gefährdet) und heilbaren Geschäftsregelfehlern. Prüfen Sie vor der Buchung, nicht bei der Betriebsprüfung.
- 3
Archivieren
8 Jahre im Originalformat, unverändert und maschinell auswertbar (§ 14b UStG, GoBD). Ein Ordner auf dem Desktop ohne Schutz vor Änderungen erfüllt das in der Regel nicht.
Vertiefung: Alle Fristen der E-Rechnungspflicht · GoBD-konform archivieren
E-Rechnungen empfangen mit Rechnunglesbar — ohne Buchhaltungssoftware
Rechnunglesbar ist bewusst kein Buchhaltungsprogramm. Es löst genau die Empfangsseite: Eingangsrechnungen ankommen lassen, lesbar machen, prüfen, archivieren und dem Steuerberater übergeben (DATEV-Export).
Eigene Empfangsadresse
Sie erhalten ein dediziertes Postfach (z. B. für Ihre Lieferanten). Eingehende E-Rechnungen werden automatisch gelesen und abgelegt.
Prüfbericht pro Rechnung
Automatische Prüfung nach EN 16931 / BR-DE bei jedem Eingang — Sie sehen sofort, ob eine Rechnung Hinweise oder Fehler enthält.
GoBD-orientiertes Archiv
Originaldateien bleiben unverändert erhalten, mit Prüfsummen und 10 Jahren Speicherdauer — mehr als die gesetzlichen 8 Jahre.
Auch per Weiterleitung
Ohne Abo: Leiten Sie eine E-Rechnung an unsere Convert-Adresse weiter und erhalten das lesbare PDF als Antwort zurück.
Postfach, Archiv und DATEV-Export sind Teil des Professional-Abos (19 €/Monat oder 189 €/Jahr). Einzelne Rechnungen wandeln Sie ohne Abo mit einmaligen Guthaben-Paketen um — oder testen eine Rechnung kostenlos.
Unterstützte Formate
- XRechnung (UBL 2.1) — Standardformat für B2G-Rechnungen in Deutschland
- XRechnung (CII / UN/CEFACT) — Cross Industry Invoice, ebenfalls nach EN 16931
- ZUGFeRD 2.x (Factur-X) — Hybrid-PDF mit eingebetteter XML — alle Profile lesbar
Ist das sicher? Die konkreten Fakten
Eine Rechnung enthält Kundendaten, Bankverbindung und Steuernummern. Deshalb hier keine Floskeln, sondern nachprüfbare Angaben:
Verarbeitung und Archiv in der EU
Datenbank und Rechnungsarchiv liegen in Frankfurt am Main.
AES-256 verschlüsselt
Archivierte Rechnungen werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM).
Kein KI-Modell sieht Ihre Rechnung
Die Rechnung wird deterministisch nach EN 16931 geparst. Ihre Rechnungsdaten werden nicht an ein Sprachmodell gesendet und nicht zum Training verwendet.
Ohne Konto wird nichts gespeichert
Testen Sie ohne Registrierung, wird Ihre Datei nur für die Umwandlung verarbeitet und nicht in unserer Datenbank abgelegt.
Vollständigkeitshalber: Einzelne Dienstleister, etwa für Zahlungsabwicklung und E-Mail-Versand, können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten, stets auf Basis von Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen. Welche das sind, steht offen in unserer Datenschutzerklärung.
Warum nicht einfach ChatGPT?
Weil ein Chatbot Ihre Rechnung interpretiert, während Rechnunglesbar sie liest. Ein Sprachmodell erzeugt Text, der plausibel aussieht, aber nicht reproduzierbar ist. Es kann keine gültige XRechnung erzeugen, kein GoBD-Archiv führen und keinen DATEV-Export liefern. Und Sie laden dafür Kundendaten, IBAN und USt-IdNr. zu einem fremden Anbieter hoch.
Weg A: allgemeiner KI-Chatbot
- 1Ihre Rechnung enthält Kundendaten, IBAN und USt-IdNr.
- 2Sie laden diese Daten zu einem KI-Anbieter hoch.
- 3Ein Sprachmodell interpretiert den Inhalt.
- 4Sie erhalten Text, den Sie selbst nachprüfen müssen.
Ergebnis: keine gültige XRechnung, kein Archiv, kein DATEV-Export.
Weg B: Rechnunglesbar
- 1Ihre Rechnung bleibt eine strukturierte Datei.
- 2Sie wird deterministisch nach EN 16931 geparst, ohne KI-Modell.
- 3Verarbeitung und Archiv in der EU (Frankfurt), AES-256-verschlüsselt.
- 4Sie erhalten ein lesbares PDF, gültiges XML, Archiv und DATEV-Export.
Ergebnis: lesbares PDF, gültiges XML, GoBD-Archiv, DATEV-Export.
| Kriterium | Allgemeiner KI-Chatbot | Rechnunglesbar |
|---|---|---|
| Liest XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD | teilweise | Ja |
| Ergebnis ist reproduzierbar (kein Raten) | Nein | Ja |
| Erzeugt eine gültige XRechnung nach EN 16931 | Nein | Ja |
| GoBD-konformes Archiv | Nein | Ja |
| DATEV-Export (EXTF-Buchungsstapel) | Nein | Ja |
| Bezahlen per GiroCode direkt aus dem PDF | Nein | Ja |
| Rechnungsdaten gehen an ein KI-Modell | Ja | Nein |
| Verarbeitung und Archiv | je nach Anbieter | EU (Frankfurt) |
Fairerweise: Wenn Sie nur kurz eine Zahl aus einer XML-Datei ablesen wollen und es dabei nicht um echte Kundendaten geht, tut es auch ein Chatbot. Sobald die Rechnung aber Kundendaten, IBAN und USt-IdNr. enthält, oder Sie sie aufbewahren, buchen oder selbst rechtssicher versenden müssen, endet dieser Weg.
Kurz gesagt: Ein Chatbot rät, was in Ihrer Rechnung steht. Rechnunglesbar liest sie.
Details zur Datenverarbeitung stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Empfang ohne Archiv ist nur die halbe Pflicht
Empfangene E-Rechnungen müssen 8 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 AO). Wer die XML-Datei nur im E-Mail-Postfach liegen lässt, riskiert Datenverlust und Beanstandungen bei der Betriebsprüfung. Mehr zur GoBD-konformen Archivierung →
Häufige Fragen
- Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
- Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich — ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Nur die Pflicht zur Ausstellung entfällt für Kleinunternehmer dauerhaft (§ 34a UStDV). Empfangen, lesen und archivieren müssen Sie trotzdem.
- Reicht ein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?
- Ja. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Rechnungsdateien ankommen können. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: Die XML-Datei muss lesbar gemacht, inhaltlich geprüft und im Originalformat GoBD-konform archiviert werden.
- Kann ich eine E-Rechnung ablehnen und eine Papierrechnung verlangen?
- Nein. Sendet Ihnen ein inländischer Geschäftspartner eine E-Rechnung, müssen Sie diese annehmen — einen Anspruch auf Papier oder PDF gibt es seit 2025 nicht mehr. Verweigern Sie den Empfang, gilt die Rechnung umsatzsteuerlich trotzdem als ordnungsgemäß übermittelt; die Nachteile liegen bei Ihnen.
- Ist ein normales PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
- Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 — in Deutschland typischerweise XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Ein reines PDF ist nur eine „sonstige Rechnung“ und in den Übergangsfristen lediglich mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
- Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?
- 8 Jahre im strukturierten Originalformat (§ 14b UStG, § 147 AO — seit 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein PDF-Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht; das Original muss unverändert und maschinell auswertbar bleiben.
- Was ist, wenn die empfangene XML-Datei fehlerhaft ist?
- Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet: Bei einem Formatfehler (technisch kaputte XML-Struktur) liegt gar keine E-Rechnung vor — das kann Ihren Vorsteuerabzug gefährden. Ein Geschäftsregelfehler (z. B. fehlendes Pflichtfeld) ist dagegen heilbar. Deshalb lohnt eine automatische Prüfung direkt beim Empfang, bevor die Rechnung gebucht wird.
Testen Sie es mit einer echten Rechnung.
Laden Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei hoch und sehen Sie sofort, was drinsteht — eine Rechnung kostenlos, ohne Registrierung.
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