XRechnung archivieren: GoBD-Pflichten, Fristen und praktische Tipps

Ein Artikel von

Mohammad Mirzakhanidehkordi

Gründer & CEO

Wer eine XRechnung empfängt oder ausstellt, hat nicht nur eine Lesbarkeits-, sondern auch eine Archivierungspflicht. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) schreiben vor, wie digitale Belege aufzubewahren sind — und ein simpler PDF-Ausdruck reicht dabei ausdrücklich nicht.

Dieser Artikel erklärt, was GoBD-konforme Archivierung konkret bedeutet, welche Fristen gelten und wie Selbstständige und KMU die Pflicht ohne großen Aufwand umsetzen können.

Warum ist die Archivierung von XRechnungen besonders?

Eine XRechnung ist kein Bild — sie ist eine strukturierte XML-Datei nach dem Standard EN 16931. Alle Rechnungsdaten (Positionen, Beträge, Steuer, Lieferantennummer) liegen maschinenlesbar vor. Genau diese maschinelle Auswertbarkeit muss auch nach der Archivierung erhalten bleiben.

Das bedeutet konkret: Die XML-Datei muss im Originalformat aufbewahrt werden. Eine Umwandlung in PDF und anschließendes Löschen der XML-Datei ist nach GoBD nicht zulässig — das PDF dient allenfalls als Lesehilfe, ersetzt aber nie das Original.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange gilt die Pflicht?

Rechnungen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2025 muss also bis mindestens Ende 2035 vorhanden und abrufbar sein.

Hinweis: Für umsatzsteuerliche Zwecke und bei grenzüberschreitenden Leistungen können abweichende Regeln gelten — klären Sie dies mit Ihrer Steuerberatung.

Die vier GoBD-Kernpflichten auf einen Blick

Die GoBD formulieren keine starren Technologieanforderungen, aber vier inhaltliche Grundsätze gelten immer:

1. Unveränderbarkeit — Dokumente müssen so gespeichert sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder vollständig protokolliert werden. Ein normaler Dateiordner ohne Versionierung erfüllt das oft nicht.
2. Vollständigkeit und Ordnung — Alle empfangenen und ausgestellten Rechnungen müssen lückenlos vorhanden und systematisch auffindbar sein (nach Datum, Belegnummer o. ä.).
3. Zeitgerechte Erfassung — Belege müssen zeitnah erfasst werden, bevor es zu einer Buchung kommt. Für E-Rechnungen bedeutet das: direkt beim Eingang sichern.
4. Maschinelle Auswertbarkeit — Digitale Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist elektronisch lesbar und auswertbar bleiben — auch durch die Finanzbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung (Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO).

Was darf ich — und was nicht?

In der Praxis entstehen häufig Unsicherheiten bei diesen Fragen:

• PDF aus XRechnung erzeugen und XML löschen? — Nicht erlaubt. Das PDF ist eine Visualisierung, kein Ersatz. Die XML-Datei muss erhalten bleiben.
• XRechnung ausdrucken und Papier abheften? — Nicht ausreichend. Papierarchivierung ersetzt die digitale Aufbewahrung des Originals nicht.
• XML auf lokalem PC speichern (ohne Backup)? — Technisch möglich, aber risikoreich. Festplattenausfall, versehentliches Löschen oder späteres Überschreiben verletzen die GoBD-Pflichten. Redundante Sicherung ist empfohlen.
• XML in der Cloud archivieren? — Erlaubt, wenn die Lösung Unveränderbarkeit, Datensicherheit und einen Verarbeitungsvertrag (AVV nach DSGVO) bietet.
• ZUGFeRD-PDF archivieren? — Ja. Da ZUGFeRD die XML-Struktur im PDF einbettet, reicht die Aufbewahrung der PDF/A-3-Datei — sofern die eingebettete XML unverändert bleibt.

Praktische Umsetzung für Selbstständige und KMU

Große ERP-Systeme bringen GoBD-konforme Archivierung meist mit. Für Freiberufler, Handwerker und kleine Betriebe lohnt sich ein schlanker, gezielter Ansatz:

1. Sofort sichern: XRechnung beim Eingang direkt in eine unveränderliche Ablage übertragen — nicht erst nach der Buchung.
2. Originaldatei behalten: XML-Datei in ihrer Ursprungsform archivieren. Keine Umbenennung, keine Konvertierung als Ersatz.
3. Struktur schaffen: Ordnung nach Jahr und Monat oder Belegnummer, damit Dokumente bei einer Prüfung in angemessener Zeit auffindbar sind.
4. Zugriff sichern: Software und Viewer, die die XML-Datei auch in 8 Jahren noch öffnen können, oder Export in ein langzeitstabiles Format.

So löst Rechnunglesbar die Archivierungspflicht

Mit dem Professional-Plan von Rechnunglesbar werden eingehende und konvertierte Rechnungen automatisch in einem GoBD-orientierten Archiv gespeichert:

• Originaldateien unverändert aufbewahrt — XML und ZUGFeRD-PDFs bleiben in ihrer ursprünglichen Form erhalten.
• Langzeitspeicherung für die gesamte Laufzeit Ihres Abonnements — kompatibel mit der 10-jährigen GoBD-Aufbewahrungspflicht.
• Revisionssichere Ablage in der Cloud mit redundanter Sicherung — kein lokaler Datenverlust, keine vergessenen Backups.
• DATEV-Export vorbereiten, damit der Steuerberater direkt mit den Belegen arbeiten kann.
• E-Mail-Postfach als dedizierter Eingang für Eingangsrechnungen — strukturierte Dateien landen automatisch im Archiv.

Tipp: Laden Sie eine echte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei hoch und testen Sie die Konvertierung und Visualisierung kostenlos — die Archivierung startet nach dem Upgrade.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich eine XRechnung im Original-XML-Format aufbewahren?

Ja. Die GoBD verlangen, dass elektronische Dokumente in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind. Eine XRechnung (.xml) darf nicht durch Ausdrucken oder Umwandlung in PDF ersetzt werden — das Original-XML muss erhalten bleiben. Eine zusätzliche PDF-Version als Lesehilfe ist erlaubt, ersetzt das XML aber nicht.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen unterliegen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für umsatzsteuerliche Zwecke können abweichende Regelungen gelten — prüfen Sie dies mit Ihrer Steuerberatung.

Was bedeutet 'GoBD-konform' bei der Archivierung?

GoBD-konform bedeutet im Kern: vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar gespeichert, sowie über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar und lesbar. Ein einfacher Ordner auf dem Desktop reicht meist nicht — es braucht ein System, das Änderungen verhindert (oder protokolliert) und den Zugriff für eine Betriebsprüfung sicherstellt.

Darf ich XRechnungen in der Cloud archivieren?

Grundsätzlich ja, wenn die Lösung die GoBD-Anforderungen erfüllt: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Zugriffsmöglichkeit für die Finanzbehörde und Datensicherheit. Wichtig ist, dass der Serverstandort und die Verarbeitungsvereinbarung (AVV nach DSGVO) sorgfältig geprüft werden. Server in Deutschland oder der EU sind üblich.

Was passiert, wenn ich XRechnungen nicht korrekt archiviere?

Bei einer Betriebsprüfung kann eine fehlerhafte oder fehlende Archivierung zu Beanstandungen führen. Im schlimmsten Fall wird der Vorsteuerabzug aus der betreffenden Rechnung aberkannt. Darüber hinaus können Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen drohen. Die konkrete steuerliche Auswirkung hängt vom Einzelfall ab — sprechen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Fazit

XRechnungen archivieren ist kein optionaler Schritt, sondern Teil der gesetzlichen Buchführungspflicht. Wer die XML-Originaldatei wegwirft oder nur als PDF aufbewahrt, riskiert bei einer Betriebsprüfung Beanstandungen. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Werkzeugen ist GoBD-konforme Archivierung auch ohne ERP-System umsetzbar — und kostet deutlich weniger als ein nachträgliches Ordnungsgeld.

Quellen

• BMF-Schreiben zu den GoBD (28. November 2019)
• § 147 AO — Aufbewahrungsfristen
• BMF — FAQ E-Rechnung
• XRechnung-Standard / KoSIT