E-Rechnung & Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Was gilt 2026?

Ein Artikel von

Mohammad Mirzakhanidehkordi

Gründer & CEO

Mit der E-Rechnungspflicht im B2B fragen sich viele Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe: Gilt das auch für mich als Kleinunternehmer? Die kurze Antwort: Empfangen ja, ausstellen nein. Die Details — und warum die Empfangsseite trotzdem keinen großen Aufwand bedeutet — fasst dieser Artikel zusammen.

Grundlage sind die FAQ des Bundesfinanzministeriums (BMF) sowie § 19 UStG und § 34a UStDV. Für Einzelfälle bleibt die Steuerberatung maßgeblich.

Wer ist heute Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in § 19 UStG die angehobenen Grenzen:

• Vorjahresumsatz nicht über 25.000 € (vorher 22.000 €)
• Laufender Jahresumsatz voraussichtlich nicht über 100.000 € (vorher 50.000 €)
• Beide Werte werden als Brutto-Beträge betrachtet.

Wird die laufende Jahresgrenze überschritten, fällt die Kleinunternehmereigenschaft ab diesem Zeitpunkt weg. Außerdem sind Kleinunternehmer-Umsätze nach der Reform umsatzsteuerfrei — ein technischer Unterschied zur alten Nichterhebung, der auf der Rechnung entsprechend ausgewiesen wird.

Empfangspflicht: gilt auch für Kleinunternehmer

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B betrifft alle inländischen Unternehmer — ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie also in der Lage sein, eine XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-Datei (hybrides PDF) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Nach BMF genügt dafür in vielen Fällen ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Dateien zugestellt werden können.

Praktisch heißt das: Wenn ein Geschäftskunde Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie sie annehmen — eine bloße Bild-PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Mehr zum Format-Unterschied lesen Sie im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD?

Ausstellungspflicht: § 34a UStDV als Ausnahme

Anders sieht es beim Ausstellen aus. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 34a UStDV eingeführt: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen ihre Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung“ ausstellen — also auf Papier oder als PDF (PDF mit Zustimmung des Empfängers).

Diese Ausnahme gilt auch nach dem Auslaufen der allgemeinen Übergangsregeln (siehe E-Rechnung Pflicht 2026): Selbst ab 2028, wenn der Regelfall in Deutschland die E-Rechnung im B2B vorschreibt, bleibt es Kleinunternehmern überlassen, ob sie freiwillig auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen.

Wann sich die freiwillige Umstellung trotzdem lohnt

Auch ohne Pflicht gibt es gute Gründe, freiwillig strukturiert auszustellen:

• Ihre Geschäftskunden sind ab 2027 / 2028 selbst zur E-Rechnung verpflichtet und bevorzugen einheitliche, maschinenlesbare Eingangsformate.
• Größere Auftraggeber und Behörden verlangen häufig schon heute eine XRechnung samt Leitweg-ID.
• Sie sparen sich Diskussionen mit den Buchhaltungssystemen Ihrer Kunden und reduzieren Rückfragen.
• Die GoBD-konforme Archivierung wird einfacher, wenn Eingang und Ausgang im gleichen Format laufen — siehe XRechnung archivieren.

Drei praktische Schritte für Kleinunternehmer

1. Empfang einrichten. Eine separate E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@…) genügt in vielen Fällen. Mit Rechnunglesbar-Postfach bekommen Sie eine eigene Adresse, an die Lieferanten direkt senden können.
2. Lesbar machen. XRechnung ist XML — ohne Viewer schwer prüfbar. Laden Sie eine eingegangene Datei in den kostenlosen Konverter und sehen Sie sofort eine klassische Rechnungsansicht plus PDF.
3. Archivieren. Eingehende E-Rechnungen unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO und müssen GoBD-konform unveränderbar gespeichert werden — auch für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmer — auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Nach BMF reicht für den Empfang in vielen Fällen bereits ein E-Mail-Postfach, über das XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien eingespielt werden können.

Muss ich als Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen ausstellen?

Grundsätzlich nein. Nach § 34a UStDV (eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2024) dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung“ ausstellen — also auf Papier oder als PDF (PDF mit Zustimmung des Empfängers). Die strukturierte E-Rechnung ist für sie freiwillig.

Gelten die neuen Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten höhere Grenzen: bis 25.000 € Vorjahresumsatz und bis 100.000 € im laufenden Jahr (jeweils brutto). Wer die laufende Jahresgrenze überschreitet, verliert ab diesem Zeitpunkt die Kleinunternehmereigenschaft. Details siehe § 19 UStG.

Was passiert, wenn mir ein Geschäftskunde eine XRechnung schickt?

Sie müssen die Datei annehmen und korrekt verarbeiten können (Empfangspflicht). Eine reine Bild-PDF reicht nicht; XRechnung ist eine XML-Datei, ZUGFeRD ein hybrides PDF mit eingebetteter XML-Struktur. Mit einem Viewer wie Rechnunglesbar machen Sie die Datei in Sekunden lesbar und können sie GoBD-konform archivieren.

Lohnt sich die freiwillige Ausstellung als E-Rechnung trotzdem?

Häufig ja — vor allem wenn Ihre Geschäftskunden ab 2027 oder 2028 selbst zur E-Rechnung verpflichtet sind und strukturierte Eingangsformate bevorzugen. Eine frühe Umstellung erspart Doppelarbeit und vermeidet Diskussionen mit Buchhaltungssystemen Ihrer Kunden.

Fazit

Als Kleinunternehmer müssen Sie sich um eines wirklich kümmern: den Empfang strukturierter Rechnungen. Die Ausstellung darf weiterhin klassisch laufen — solange Sie die Voraussetzungen des § 19 UStG erfüllen. Wer früh ein kleines, schlankes Setup aus Postfach, Viewer und Archiv aufbaut, bleibt mit Geschäftspartnern handlungsfähig, ohne in teure Großsoftware zu investieren.

Quellen

• BMF — FAQ E-Rechnung (u. a. Empfangspflicht, Kleinunternehmer)
• § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)
• UStDV — Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 34a)
• XRechnung / KoSIT (Technik)