Kassenbon fotografieren statt abtippen: Belege per Foto erfassen
Stand 2026-09-08 · Produktbeitrag, keine Rechts- oder Steuerberatung
Ein Artikel von
Mohammad Mirzakhanidehkordi
Gründer & CEO
Der Beleg vom Bürobedarf liegt in der Jackentasche. Der vom Tanken im Handschuhfach. Der von der Bahnfahrt ist ein Foto irgendwo zwischen tausend anderen. Und einmal im Quartal, an einem Sonntagabend, werden sie alle auf den Tisch gelegt, glattgestrichen und abgetippt. Betrag, Datum, Anbieter, Zeile für Zeile.
Dieser Abend ist der Grund, warum es diese Funktion gibt. Ein Foto vom Beleg, ein Klick, und die Felder sind ausgefüllt. Was Sie dann noch tun, ist das, was Sie ohnehin tun sollten: kurz prüfen und speichern.
So läuft es ab
- 1Fotografieren oder hochladen. Kassenbon, Quittung, gescannte Rechnung: Sie laden das Bild in der Ausgabenverwaltung hoch. Ein großes Handyfoto wird dabei direkt im Browser verkleinert, damit es in Sekunden ankommt.
- 2Per Klick auslesen lassen. Weil ein Foto keinen Text enthält, den man einfach übernehmen könnte, bietet Rechnunglesbar an, den Beleg auszulesen. Das entscheiden Sie für jeden Beleg selbst. Sagen Sie ja, erscheinen Anbieter, Datum, Betrag und Steuer als Vorschlag im Formular.
- 3Prüfen, speichern, fertig. Sie sehen jeden Wert, wählen die Kategorie und speichern. Ab diesem Moment zählt der Beleg in Ihrer Ausgabenübersicht mit, nach Anbieter, Kategorie, Monat und Jahr, und das Original liegt verschlüsselt in Ihrem Archiv.
Was Sie davon haben
Der offensichtliche Gewinn ist die Zeit: Ein Beleg dauert Sekunden statt Minuten, und der Sonntagabend fällt weg, weil die Belege dann schon erfasst sind, wenn sie entstehen. Der weniger offensichtliche Gewinn ist, dass Beleg und Zahl zusammenbleiben. In einer Tabelle steht ein Betrag, dessen Beleg irgendwo anders liegt oder gar nicht mehr. In Rechnunglesbar hängt an jeder Zahl das Original.
- Ausgaben im Blick. Die Übersicht zeigt sofort, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, nach Anbieter und Kategorie.
- Original gesichert. Das Foto bleibt unverändert und verschlüsselt gespeichert und lässt sich jederzeit wieder öffnen.
- Übergabe an die Steuerberatung. Alle Belege als CSV mit einer Zeile je Beleg, in deutschen Konventionen, direkt aus der Übersicht.
Was die KI tut, und was sie nicht tut
Das Auslesen übernimmt unser eigener Dienst deinpdf.de. Er läuft ausschließlich in Frankfurt, verarbeitet das Foto einmalig, löscht es unmittelbar danach und nutzt es nicht zum Training. Er macht aus dem Foto einen Vorschlag, mehr nicht. Bestätigen tun Sie.
Drei Dinge tut er bewusst nicht. Er rät nicht: Eine Angabe, die nicht sicher zu lesen ist, bleibt leer, statt mit einer plausiblen Zahl gefüllt zu werden. Er rechnet keine Fremdwährung um: Ein Betrag in Dollar bleibt ein Betrag in Dollar, bis Sie den Euro-Betrag von Ihrem Kontoauszug eintragen. Und er sieht Ihre E-Rechnungen nie: XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte Daten und werden ohne jedes KI-Modell gelesen. Deshalb stehen auf unserer Startseite beide Sätze nebeneinander, und beide stimmen.
Für wen das gedacht ist
Für alle, die Belege bekommen, die nicht als PDF im Postfach landen: die Handwerkerin mit dem Baumarktbon, den Berater mit der Bahnfahrkarte, die Gründerin mit der Quittung vom Bürobedarf. Für Rechnungen, die als PDF kommen, braucht es die KI meist gar nicht: Dort übernimmt Rechnunglesbar die Felder direkt aus dem Text der Datei, wie im Beitrag Belege verwalten ohne Excel beschrieben.
Häufige Fragen
Wie erfasse ich einen Kassenbon mit dem Handy?
Sie fotografieren den Beleg oder wählen ein vorhandenes Foto aus und laden es in der Ausgabenverwaltung hoch. Große Handyfotos werden dabei direkt im Browser verkleinert, damit der Upload schnell geht. Weil ein Foto keine lesbare Textebene hat, bietet Rechnunglesbar Ihnen an, den Beleg per Klick auslesen zu lassen. Danach stehen Anbieter, Datum und Betrag als Vorschlag im Formular. Sie prüfen die Felder, ergänzen die Kategorie und speichern.
Muss ich die vorgeschlagenen Werte prüfen?
Ja, und das ist Absicht. Ein ausgelesener Wert ist ein Vorschlag, kein Buchungssatz. Sie sehen jeden Wert im Formular, korrigieren bei Bedarf und bestätigen mit dem Speichern. Erst dieser bestätigte Wert fließt in Ihre Summen und Auswertungen ein. Ein Beleg, den kein Mensch angesehen hat, landet nicht in Ihren Zahlen.
Was passiert mit dem Foto?
Für das Auslesen wird das Foto einmalig an unseren eigenen Dienst deinpdf.de übertragen, der es ausschließlich in Frankfurt verarbeitet, unmittelbar danach löscht und nicht zum Training verwendet. Das Original selbst wird verschlüsselt in Ihrem Archiv abgelegt, damit Sie es später jederzeit wieder öffnen können. Ohne Ihren Klick verlässt kein Dokument die Anwendung.
Werden auch meine E-Rechnungen mit KI gelesen?
Nein, nie. XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte Daten und werden deterministisch nach EN 16931 gelesen, ohne Sprachmodell. Das Auslesen per KI gibt es nur für fotografierte oder gescannte Belege, und nur wenn Sie es für den jeweiligen Beleg anstoßen. Auf der Startseite steht deshalb beides: E-Rechnungen liest kein KI-Modell, und Fotos können Sie optional auslesen lassen.
Was ist, wenn das Auslesen nichts erkennt?
Dann bleiben die Felder leer und Sie tragen die Angaben von Hand ein. Rechnunglesbar rät nicht: Eine Angabe, die nicht sicher gelesen wurde, wird nicht mit einer plausiblen Zahl gefüllt. Ein leeres Feld ist besser als ein falscher Betrag, der später in Ihrer Umsatzsteuerauswertung auftaucht.
Wie viele Belege kann ich per Foto erfassen?
Belege erfassen können Sie in jedem Tarif, im kostenlosen Tarif drei pro Kalendermonat, im Solo-Tarif unbegrenzt. Das Auslesen per KI ist im Solo-Tarif enthalten, mit bis zu 50 Belegen pro Monat; im kostenlosen Tarif erfassen Sie fotografierte Belege von Hand. Solo kostet 12 Euro im Monat, monatlich kündbar, oder einmalig 119 Euro für den 12-Monats-Pass ohne automatische Verlängerung.
Reicht ein Foto als Beleg für die Steuerberatung?
Für die Erfassung ja. Ob ein fotografierter Beleg im Einzelfall die Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllt, hängt von Belegart und Umständen ab und ist eine Frage für Ihre Steuerberatung; dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Rechnunglesbar bewahrt das Foto in jedem Fall unverändert und verschlüsselt auf und exportiert alle erfassten Belege als CSV für die Übergabe.
Den nächsten Beleg einfach fotografieren
Kostenlos registrieren und Belege erfassen. Das Auslesen per Foto ist im Solo-Tarif enthalten, mit bis zu 50 Belegen pro Monat, monatlich kündbar oder als 12-Monats-Pass ohne Abo.